Den Beginn des Jahres sollten alle Unternehmen, Freiberuflern und Verbände nutzen, die Aktenschränke von alten Unterlagen zu entlasten. Darauf hat jetzt der Bund der Steuerzahler (BdSt) Thüringen hingewiesen. Die Abgabenordnung sieht zwei wichtige steuerliche Aufbewahrungsfristen vor:
Zehn Jahre lang müssen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern. Folglich können die entsprechenden Unterlagen des Jahres 2002 und früherer Jahre zum 1.1.2013 vernichtet werden.
Sechs Jahre lang müssen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufgehoben werden. Somit können die entsprechenden Belege des Jahres 2006 und früherer Jahre vernichtet werden.
Die jeweiligen Unterlagen können aber nur vernichtet werden, so der Thüringer Steuerzahlerbund, wenn in den Stichjahren (2002 bzw. 2006) die Aufzeichnungen vorgenommen oder die Unterlagen (z. B. Bilanz) entstanden sind.
Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre jederzeitige Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Außerdem müssen die Daten im Hinblick auf die ab dem 01.01.2002 bestehende erweiterte Zugriffsmöglichkeit der Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung unverzüglich jederzeit lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Der BdSt Thüringen weist ausdrücklich darauf hin, dass die beiden Fristen sich verlängern können, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen und bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren. Deshalb rät der BdSt, vor der Vernichtung der Unterlagen zu prüfen, ob diese noch für besondere Anträge beim Finanzamt (z. B. für Investitionszulagen) nützlich sein könnten.
Weitere Festlegungen gibt es in anderen Steuergesetzen, so der BdSt. Zum Beispiel müssen Privathaushalte Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren. Zudem müssen Steuerzahler mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr die Unterlagen zu diesen Überschusseinkünften sechs Jahre lang aufbewahren.
